Referat fra Skolebestyrelsesmøde d. 10/6-26

16:30-18.30 (formøde 16:00-16:30)

Dagsorden for Skolebestyrelsesmøde d. 24/8-26

18:00-20.00 (formøde 17:30-18:00)

Skolebestyrelsesmøde – 25.09.25 (19:00–21:00)

Deltagere: Katrine Graae Lauritzen, Kristian Stengård Nordby, Kim Sällberg Nygaard, Diana Ehrhardt Øllgaard, Martin Østergaard Olsen, Jan Lund Jepsen (TR-pæd), Helle Kiesbye (Afdelingsleder), Luna Højgaard Nissen (Skoleleder).
Elevrødder: Afventer input
Formøde for forældrerepræsentanter: 18:30–19:00
Fraværende: Pernille Moretto Jørgensen (Afdelingsleder), Stig Schlosser Lauridsen, Frederik Kühl Hansen, elevrådet.
Mødeleder: Martin
Referent: Luna

Punkt 1 – Godkendelse af dagsorden (3 min)

Emne og ansvar: Godkendelse af dagsorden
Sagsfremstilling:
Form: Beslutning
Plads til referat:
Der er ikke udsendt bilag til punkt 2, 3 og 7. Luna fortæller, at der intet nyt var fra ledelsen (punkt 3) og fremover skal hun nok gøre opmærksom på dette før mødet, så det er tydeligt, at der ikke kommer bilag, hvis det er.
I forhold til punkt 2 fortæller Luna, at der var en tro om, at det endelige var sendt ud, men et efterfølgende ønske om tilføjelse ikke var fanget. Derfor var troen, at endelig bilag var sendt.
I forhold til punkt 7 – så er det en fejl fra ledelsens side.
Der er efterfølgende aftalt, at referaterne fremover godkendes lige efter møderne, så udfordringen med mange mails, hvor noget kan forsvinde i mængden, ikke sker igen. Der er sat 15 min. af efter hvert møde.
Godkendt, Punkt 5 rykkes op.

Punkt 2 – Godkendelse af referat fra August (2 min)

Emne og ansvar: Godkendelse af referat fra August
Sagsfremstilling: Bilag: Referat fra August
Form: Beslutning
Plads til referat:
Referatet foreligger ikke og kan derfor ikke godkendes.
Uenigheden omkring indholdet af referatet uddybes af forældrerepræsentanterne, som ønsker en synlig handleplan for tiltag i forhold til APV.
Luna laver et overblik over handleplanen og fremsender til skolebestyrelsen.
Luna sender et nyt referat ud til godkendelse.

Punkt 3 – Nyt fra ledelsen (10 min)

Emne og ansvar: Nyt fra ledelsen
Sagsfremstilling: Sendes skriftligt sammen med øvrige bilag forud for mødet. Inkl. opdatering på langtidssygemeldinger, opsigelser, tiltrædelser etc.
Form: Orientering og Drøftelse
Plads til referat:
Elevrådet har i dag været til trivselstopmøde, hvor Luna deltog den sidste time. De har arbejdet med drømme og udfordringer på Tjæreborg skole og hvordan vi kan forbedre den mentale trivsel.
Eleverne har bedt Luna overlevere det der fylder for dem i forhold til forældrene. Luna har overleveret til forældrerødderne tidligere på dagen og nu til skolebestyrelsen. Eleverne oplever, at byen er en sladreby. Eleverne synes det er hårdt, at byen ved alt, hvis man træder ved siden af. Så de vil rigtig gerne have, at forældrene og personalet prøver at anonymisere hændelser, så man har en chance bagefter for at gøre tingene godt.
Derudover havde eleverne nogle opmærksomhedspunkter på aktiviteter i undervisningen særligt i fase 3, samt flere arrangementer på tværs af årgangene, for at skabe bedre relationer og ønske om flere elevsamtaler. Det er aftalt, at Luna sætter sig med elevrådet, efter punkterne har været på et personalemøde, så vi kan få tiltagene ud at leve.
Opsigelser – ansøgere:
Sekretæren og afdelingslederen har sagt op og skal ud på en anden skole. Skolens MIL har fået stillingen som MIL-agent og skal dermed ud på flere skoler. Det bliver godt for skolerne, der nu får deres fantastiske kompetencer.
Der har været stillingsopslag oppe på både MIL og sekretær, hvor der er et stærkt ansøgerfelt. Jobsamtalerne finder sted mandag. Afdelingslederstillingen blev slået op i går og er online til 15. okt.
FR (forældrerepræsentant) udtrykker bekymring over at 2 ud af 4 medarbejdere på ledelsesgangen foruden MIL har valgt at sige op.
Ansættelse af afdelingsleder er udskudt 1 måned af hensyn til exitsamtaler. Disse er afholdt, og forældrerepræsentanterne opfordrer til at hele ansættelsesudvalget får indblik i samtalernes indhold, for at kunne afstemme samlet i forhold til hvilken profil, der skal ansættes.
Luna fortæller, at hun ikke har fået indsigt i exitsamtalerne, men at der har været et arbejdspres. Derfor har skolen valgt at ansætte to sekretærer, til at afhjælpe dette.
Sygemeldinger: Der er en sygemeldt i 3 uger.
FR har sendt et arrangement med teamet ”Nytår” til ledelsen. Helle har sendt det videre til klubben, men ikke fået en respons endnu.

Punkt 4 – Nyt fra elevrådet (10 min)

Emne og ansvar: Nyt fra elevrådet
Sagsfremstilling:
Form:
Plads til referat: Luna har informeret om Trivselstopmødet i dag – se ovenover.

Punkt 5 – Økonomi (20 min)

Emne og ansvar: Økonomi
Sagsfremstilling: Gennemgang af økonomi og rapport med Klaes
Form: Orientering og Drøftelse
Plads til referat:
Klaes fremviste NemØkonomi – som er et nyt program, hvor vi følger økonomien fremover.
Næste års budget vil være 7 mnd. efter den gamle tildelingsmodel, og 5 måneder efter den nye tildelingsmodel. Der er en forhåbning om, at man kan melde det nye budget ud omkring d. 16. december.
Elevtallets indvirkning på økonomien diskuteres, og der henstilles til at seneste elevtal bliver lagt på hjemmesiden.
Derudover diskuteres fleksibiliteten i økonomien, og det understreges at der gerne må flyttes penge fra skole-delen til fritids-delen, men ikke fra fritid til skole, da fritid er delvist forældrebetalt.

Punkt 6 – Planlagt tilsyn med Vikardækning (30 min)

Emne og ansvar: Planlagt tilsyn med Vikardækning (inkl. sygemeldinger og fravær)
Sagsfremstilling: Tilsyn: Skriftlig redegørelse inkl. fravær, procedurer, undervisningens kvalitet, trivsel, udfordringer og løsninger. Bilag: Redegørelse fra Luna
Form: Orientering og Drøftelse
Plads til referat:
Forældrerepræsentanterne udtrykker kritik af at bilagene er kommet så sent, særligt i lyset af at ledelsen selv har bestemt tidspunktet for tilsynet i forbindelse med godkendelse af årshjulet inden sommerferien. Luna forklarer at hun har efterspurgt dem i god tid, men at der har været udfordringer i fremskaffelsen af disse.
Vikarudgifterne: FR spørger til den ekstra lærer der er ansat dette skoleår. Ledelsen fortæller, at det har fungeret godt. Da en lærer efter sygemelding stoppede, kunne vikaren (uddannet lærer) som i forvejen var i medarbejderens skema fortsætte. Dermed mærkede eleverne ikke noget.
Den anden medarbejder er startet ud i et vikariat, som stoppede 15.9 – hvorefter hun overtog noget barsel. Så der har været en ro over det, da vi havde ressourcerne inde.
Forældrerepræsentanterne konstaterer at den ekstra ressourcer dermed allerede er slugt op af opsigelser, og opfordrer til at man ansætter endnu en ekstra ressource, med henblik på at kunne sikre kontinuiteten på vikarfronten, sådan som tanken var med den oprindelige ansættelse.
FR: Forældre skal gå til ledelsen/personalet, i stedet for at snakke rundt – så de kan handle.
Der tales om vikardækningen – FR fortæller, at det vil være rart, hvis der prioriteres fast vikar på en årgang, hvor der er sygdom.
Ledelsen fortæller, at det er svært, hvis det er dag til dag sygdom, men der hvor der er længerevarende kendt sygdom – sættes der en fast person på, så vidt muligt.
Vikarplaner: Ledelsen har skrevet ud til personalet at vikarplaner skal indeholde fagligt indhold.
FR opfordrer til at henvise til skoledu og andre portaler hvor materialer ligger online.
Udviklingsplaner: FR har spurgt til, om de deles med vikarerne. FR forklarer udviklingsplaner – tænkt som skolens daglige rytme. Luna fortæller, at udviklingsplanerne i skoleregi er planer for klassens udvikling, som ikke bliver delt med vikarer. Men sammen med plan B ligger der en beskrivelse af rytmen i klassen, samt evt. individuelle hensyn hos eleverne.
Klassekonferencer: Ledelsen har indført klassekonferencer to gange årligt, hvor de vil, med teamet, gennemgå det faglige og sociale hos eleverne, teamsamarbejdet mv.

Punkt 7 – Skærmpolitik i klubben (20 min)

Emne og ansvar: Skærmpolitik i klubben
Sagsfremstilling: Opdatering på arbejdet med skærmpolitikken i klubben såvel som implementeringsplan. Bilag mangler
Form: Orientering, Drøftelse
Plads til referat:
Forældrerepræsentanterne udtrykker skarp kritik af, at beslutningen om at implementere fritidsklubbens skærmpolitik endnu ikke er blevet ført ud i livet, og spørger til hvornår man agter at efterleve beslutningen. Trods gentagne henstillinger gennem det seneste halve år henvises der fortsat til klubbens Instagram-konto i fællesrummet, og børnene benytter stadig deres mobiltelefoner i stor stil i fritidsklubben. Forældrerepræsentanterne understreger, at dette emne er afgørende, hvis skolen ønsker at fremstå seriøs i sit arbejde med at styrke fællesskaber og trivsel.
Ledelsen vil lægge politikken i fælles filer og synlig på AULA.
Der er lavet mobilhoteller – som børnene kan lægge mobilerne i.
FR: Henstiller til, at ledelsen får meldt ud til forældrene – så de kan tage samtalen hjemmefra.
Nogle forældre har trukket deres børn ud, fordi der er mobiler. Så få meldt ud til forældrene – hvad den nye tilgang er.
MR (medarbejderrepræsentant): Der må ikke bruges skærm i rummene og på ture.
Der har været børnemøder i forhold til skærm.
FR: Det der blev aftalt sidst var, at som udgangspunkt er klubben mobilfri, med mindre den bruges pædagogisk, didaktisk.
Der skal være en klar melding – at mobilen skal væk.
MR: At fjerne mobilerne vil give en nedgang, men forskning viser, at det vil give fremgang igen.
Forældrerepræsentanterne giver udtryk for frustration over igen at skulle genoptage diskussionen, selv efter at der er truffet en beslutning. De opfordrer til, at der handles hurtigt og effektivt, og at der kommunikeres bredt til alle relevante parter. Dette gælder også de familier, der har valgt at tage deres børn ud af fritidstilbuddet på grund af den tidligere frie adgang til mobiltelefoner. Det er vigtigt, at de informeres om det nye og attraktive tilbud, hvor skærme ikke længere er en del af hverdagen.
FR opfordrer til at der sættes mere personale ind i klubben og præciserer vigtigheden af at skabe flere fede aktiviteter, som alternativ til mobilen. Hold fokus og italesæt alt det vi gerne vil, i stedet for at italesætte at man skal være mobilfri.
MR: De er super gode til at være aktive, men mange unge er forventet til at få serveret en aktivitet.
FR: Send det ud til alle årgange – med reference til undersøgelsen MR har fortalt om. Og derudover trivselskommisionens anbefalinger.

Punkt 8 – Deltagelse i Landsmøde (5 min)

Emne og ansvar: Deltagelse i Landsmøde
Sagsfremstilling: Beslutning om bestyrelsens deltagelse i Skole og Forældres Landsmøde, November 2025
Form: Beslutning
Plads til referat: Diana og Katrine deltager.

Punkt 9 – Ajourføring af aktivitetslog (10 min)

Emne og ansvar: Ajourføring af aktivitetslog
Sagsfremstilling: Bilag: Aktivitetslog nr. 2 – 26.08.25
Form: Drøftelse, Beslutning
Plads til referat: Udsat.

Punkt 10 – Eventuelt (10 min)

Emne og ansvar: Eventuelt
Sagsfremstilling:
Form: Orientering og Drøftelse
Plads til referat:

Referat for Skolebestyrelsesmøde d. 26/08-25
18:15-20.15 (formøde 17:45-18:15)

Deltagere

Katrine Graae Lauritzen, Diana Ehrhardt Øllgaard, Stig Schlosser Lauridsen, Martin Østergaard Olsen, Jan Lund Jepsen (TR-pæd), Frederik Kühl Hansen, Luna Højgaard Nissen (Skoleleder)
Elevrødder: Ikke valgt endnu

FORMØDE FOR FORÆLDREREPRÆSENTANTER: 17:45-18:15
Fraværende: Elevrødderne, Kristian Stengård Nordby, Kim Sällberg Nygaard, Pernille Moretto Jørgensen(Afdelingsleder), Helle Kiesbye (afdelingsleder)

Punkt 1 – Godkendelse af dagsorden (4 min)

Emne og ansvar: Godkendelse af dagsorden
Sagsfremstilling: (Ingen)
Form: Beslutning
Plads til referat: Godkendt

Punkt 2 – Godkendelse af referat fra juni (1 min)

Emne og ansvar: Godkendelse af referat fra juni
Sagsfremstilling:
Bilag: Referat Skolebestyrelsesmøde 03.06.25
Form: Beslutning
Plads til referat: Godkendt

Luna og Katrine har afholdt et møde med Skole og Forældre, hvor det blev klart kommunikeret, at referatet skal udformes som et forhandlingsreferat. Det indebærer, at både diskussioner og eventuelle uenigheder skal fremgå, så en udenforstående kan følge den argumentation, der har ført frem til en eventuel konklusion.
På baggrund af denne tydelige tilkendegivelse fra Skole og Forældre besluttes det, at ledelsen igen overtager referentrollen.

Punkt 3 – Godkendelse af forretningsorden (5 min)

Emne og ansvar: Godkendelse af forretningsorden
Sagsfremstilling: Justeres så referatprocessen reflekteres retvisende.
Bilag: Forretningsorden rev 1.1
Form: Beslutning
Plads til referat: Godkendt

Punkt 4 – Nyt fra ledelsen (10 min)

Emne og ansvar: Nyt fra ledelsen
Sagsfremstilling:
Sendes skriftligt sammen med øvrige bilag forud for mødet.
Inkluderer opdatering på langtidssygemeldinger og overblik over antal elever, der har forladt skolen sidste skoleår (ml. 1/8 ’24 og 1/8 ’25) + årsagerne herfor.
Orientering fra ledelsen:

• Juniormesterlære: Vi har to, der har meldt sig. Der er afholdt møde med playmakeren og de er nu i gang med at finde praktikplads. De kan få støtte, hvis de ikke selv lykkes med at finde en plads.
  9. årg er taget afsted på skolerejse. De er kommet godt fra start og hygger sig gevaldigt dernede.
• Meget af det der ellers er, er skrevet ud i nyhedsbrevet til forældrene.
• Vi har ingen langtidssygmeldinger, men en enkelt, der er deltidssygemeldt. Vedkommende er i optrapning og tager alt sin undervisning.
  Bilag: Udmeldte elever 2024

• Form: Orientering og Drøftelse
  Plads til referat:
• Mobilpolitikken er blevet revideret. Den vil blive tilsendt til skolebestyrelsen.
• Renovering af bygning 2/fase 2: Vi får tegningerne i september, hvis alt går som planlagt.
• Hændelse på en årgang i fase 2: Forældrerepræsentant opfordrer til at melde det til arbejdstilsynet. Luna fortæller, at det er registreret i Safetynet – det system som skolen skal registrere hændelserne i. Derudover er der både hos eleverne og personalet fulgt op på episoden efterfølgende.
• Spisepause: Forældrerepræsentant opfordrer til at det bliver synligt, at eleverne har 15 min. til at spise.
• Bibliotekssamarbejde: Vi har fået ændret aftalen. Det vil blive kommunikeret ud, når der er kommet en afklaring på lånerkort til skolen.

Punkt 5 – APV opfølgning (30 min)

Emne og ansvar: APV opfølgning
Sagsfremstilling:
Skriftlig redegørelse som inkluderer procesbeskrivelse, opsamling på svar fra personale, ledelsens vurdering samt handlingsplan sendes ud sammen med øvrige bilag forud for mødet.
Redegørelse:
Personalet har ytret, at det der fylder er forældresamarbejde, børn der reagerer, synlig ledelse og handlemuligheder.

• Forældresamarbejde: Punktet tages op i MED og ønskes også i skolebestyrelsen. Dette særligt omkring håndtering af utilfredshed fra forældre.
• Børn der reagerer: Der er holdt et oplæg for personalet (pædagogerne 22/8) omkring børn der reagerer, affektmodellen, fælles refleksion mv. Vi vil arbejde ud fra den information vi fik og få lavet konkrete handleplaner for håndtering af elever der reagerer. Vi har opstartet en mellemform og pauseaktiviteter.
• Synlig ledelse: Der er fra vores uddybende mini APV kommet konkrete ting frem, som ledelsen vil arbejde videre med. Vi har indført nyhedsbreve til personalet sidste år.
• Handlemuligheder: Ud fra oplægget kom der ting frem, hvor personalet føler, de mangler handlemuligheder. Vi vil udarbejde procedurer og have fokus på kompetenceudvikling.
  Bilag: APV_Nov 2024_Tjæreborg Skole

• Form: Orientering og Drøftelse
  Plads til referat:
• Redegørelsen dækker de opfølgende møder med personalet og ikke mini-APV'en. Møderne har dog taget udgangspunkt i resultaterne fra mini-APV'en.
• Der kommer en ny APV i efteråret.
• Det er realistisk, at skolens ledelse kan fremlægge en handleplan i januar. Dette aftales.
• Børn der reagerer: Forældrerepræsentant spørger til arbejdspresset, hvordan det kan ses i dette. Luna fortæller, at børn der reagerer, fylder meget for personalet – både situationen og arbejdet der ligger efter. Medarbejderrepræsentant bekræfter dette.
• Forældrerepræsentant opfordrer til, at der tales om børnesynet. Luna fortæller, at alle lærerne er instrueret i affektmodellen, og at pædagogerne bliver det ved næste møde. Dette sker hvert år.
• Medarbejderrepræsentant fortæller, at personalet i indskolingen er instrueret i hjernesmart, der giver et sprog til eleverne, til at italesætte, når noget bliver svært.
• Forældrerepræsentanterne udtrykker ønske om at arbejdet med APV og medarbejdertrivsel har en tydelig rød tråd, så alle relevante dele indgår i en samlet plan, og at en redegørelse formidler dette på en sammenhængende og overskuelig måde. Dertil ønskes generelt ledelsens vurdering.
• Luna fortæller, at der er en handleplan, men den løbende ændrer sig, ud fra de informationer der kommer ind. Vi vil fortsætte med at arbejde med punkterne og inddrage ny information, fra ny APV og fra personale mv.
• Handlingsplanen ikke udleveret til bestyrelsen. Det aftales, at bestyrelsen løbende tager emnet op.

Punkt 6 – Planlagt tilsyn med Princip 3 (30 min)

Emne og ansvar: Samarbejdet mellem Skole og Hjem
Sagsfremstilling:

Skriftlig redegørelse (sendes ud med de øvrige bilag forud for mødet) som inklude-rer en oversigt over skolens årsplan for forældremøder, skolehjemsamtaler, fælles forældrerådsmøder og andet der kan være relevant i denne sammenhæng, såvel som en oversigt over hvilke kommunikationska-naler, der anvendes og hvordan de funge-rer, samt en beskrivelse af hvordan ledel-sen løfter opgaven med at efterleve prin-cippet, og hvilke dele, ledelsen eventuelt finder vanskelige at arbejde med.

Redegørelse:

•    Der er forældremøder d. 26/8 f1, 11/9 f2, 9/9 f3.
Forældrerådsmøde er også fastlagt for dette kvartal og dato er meldt ud til forældrene. Næste dato er ikke fastlagt endnu, ej heller temaet. Skole-hjem-samtaler ligger en gang om året og det er teamet, der melder ud. Derudover indføres meddelsesbogen, som vil være kommunikation til hjemmet om faglig niveau og det sociale.
•    Kommunikationskanaler: AULA; Meebook, opkald.

Princippet:
Engagerer forældre og samarbejde:
•    Skolebestyrelsen, nyhedsbreve til forældre, forældrerødder-møderne, brugertilfredshedsundersøgelse.
•    Vi har indført årgangsteamsamtaler – med fokus på hvordan de enkelte teams inddrager forældrene.
•    Inddrager forældrene hurtigt i processen ved udfordringer.
•    Ved årets start skal teams lave forslag til forældrekommunikation, som endelig aftales med forældrene til forældremødet.

Vi er lidt udfordret på, at forældrene får læst med deres børn. Vi har indført lektie-hjælp i fase 1, for at støtte op omkring dette.

Udfordret med at forældre ikke henvender sig til skolebestyrelsen, hvis de ikke ople-ver at f.eks. antimobbestrategien efterleves.

Primær på mellemtrinnet har vi nogle ele-ver, der ikke er underisningsparate. Her er der et tæt skole-hjem samarbejde og mel-lemformen er også tænkt ind til en støte.

Generelt lidt udfordret på ordensregler, men vi har nu fået vores egen med en handleplan til.

Bilag: Princip 3

Form: Orientering og Drøftelse
Plads til referat:

• Luna fortæller, at der er en udfordring med at forældre, hvis noget går skævt – går direkte til højere instanser i stedet for at gå til ledelsen/skolelederen.

  Forældrerepræsentant: Kan vi gøre skolebestyrelsen mere synlige?
  Luna vil efterspørge om man kan lave en gruppe i AULA.
  Forældrerepræsentant opfordrer til at vi får ordensregler og principperne under fælles filer på AULA
  Luna undersøger dette.

  Forældrerepræsentant: Brug AULA-kalenderen til arrangementer, så det ikke forsvinder. Også gerne åbningstiderne til SFOen, så det bliver synligt.
  Luna fortæller, at hun synes, det er en god idé og vil prøve at undersøge muligheden for dette.

  Forældresamtaler:
  Forældrerepræsentant: der blev opfordret til at afholde to skolehjemsamtaler af for-ældrerødderne til det sidste møde. Så det faglige niveau vides før foråret.
  Luna fortæller, at meddelelsesbogen tages i brug i efteråret, der vil synliggøre for forældrene, hvad det faglige niveau er. Det er lagt op til teamet på den enkelte årgang, at finde ud af, hvordan de får det bedste skolehjemsamarbejde med den forældregruppe de har. Dertil er de blevet bedt om at tale med forældrene om dette til forældremødet.

  Lektier:
  Det er svært for nogle forældre at finde ud af, hvilke lektier børnene har for, hvis man har flere børn på skolen. Dette skyldes, at lektier placeres forskelligt på flere af år-gangene. Skolebestyrelsen opfordre til at det bliver ens på alle årgange. 
  Luna fortæller, at hun tager punktet op i MED.

  Kommunikationskanaler:
  Klubben har instagram – hvad bruges det til? 
  Forældrerepræsentant: Nogle forældre har ikke instagram, så det er vigtigt, at der er kommunikation på AULA.
  Gerne flere klubbilleder på AULA

Punkt 7 – Planlægning af årets skolebestyrelsesmøder (10 min)

Emne og ansvar: Planlægning af møder
Sagsfremstilling: Alle bedes medbringe en opdateret kalender
Form: Drøftelse og Beslutning
Plads til referat:
Møderne blev placeret og indkaldt til:
25.9. kl. 19-21, 28.10. kl. 16.30-18.30, 9.12. kl. 19-21, 27.1. kl. 16.30-18.30, 26.2. kl. 19-21, 24.3. kl. 17.15-19.15, 30.4. kl. 17-19, 10.6. kl. 16.30-18.30

Punkt 8 – Ajourføring af aktivitetslog (15 min)

Emne og ansvar: Aktivitetslog
Sagsfremstilling:
Bilag: Aktivitetslog nr.1 – 03.06.25
Form: Drøftelse og Beslutning
Plads til referat: Intet denne gang

Punkt 9 – Opfølgning på økonomi (10 min)

Emne og ansvar: Økonomi
Sagsfremstilling: (Ingen)
Form: Orientering, evt. Drøftelse og Beslutning
Plads til referat: Udsat

Punkt 9 – Eventuelt (5 min)

Emne og ansvar: Eventuelt
Sagsfremstilling: Årsmøde for Skole og Forældre i november
Form: Orientering og Drøftelse
Plads til referat:
Det er drøftet, at vi kan sende 2 forældrerepræsentanter afsted. Økonomien vil gå fra puljen til skolebestyrelsen. Vi tager punktet op næste gang.

19:00-21.00 (formøde 18:30-19:00)

Deltagere:
Katrine Graae Lauritzen, Stig Schlosser Lauridsen, Kristian Stengård Nordby, Kim Sällberg Nygaard, Diana Ehrhardt Øllgaard, Martin Østergaard Olsen, Jan Lund Jepsen (TR-pæd), Lone Odgaard (TR-Lærere), Helle Kiesbye (Afdelingsleder), Pernille Moretto Jørgensen (Afdelingsleder), Luna Højgaard Nissen (Skoleleder)
Eleverødder: Nana 9.x og Karen 9.x

FORMØDE FOR FORÆLDREREPRÆSENTANTER: 18:30-19:00

Mødeleder/Referent: Pernille

Punkt 1: Godkendelse af dagsorden
Tid: 5 min
Emne og ansvar: Godkendelse af dagsorden
Sagsfremstilling: Vi holder os til dagsordenen
Form: Beslutning
Referat: Godkendt

Deltagere Katrine Graae Lauritzen, Stig Schlosser Lauridsen, Kristian Stengård Nordby, Kim Sällberg Nygaard, Diana Ehrhardt Øllgaard, Martin Østergaard Olsen, Jan Lund Jepsen (TR-pæd), Lone Odgaard (TR-Lærere), Helle Kiesbye (Afdelingsleder), Pernille Moretto Jørgensen (Afdelingsleder), Luna Højgaard Nissen (Skoleleder)

Eleverødder: Nana 9.x og suppleant - sekretær fra elevrådet Stine 9.x

FORMØDE FOR FORÆLDREREPRÆSENTANTER: 16:30-17:00

Mødeleder - Martin

Referent - Pernille

Punkt og tid: 1. (5 min)
Emne og ansvar: Godkendelse af dagsorden. Princip nr. 3 udsættes
Sagsfremstilling: Beslutning
Form: Godkendt

Punkt og tid: 2. (10 min)
Emne og ansvar: Nyt fra ledelsen
Sagsfremstilling: Orientering
Form:

• UPV’en (uddannelsesparathedsvurdering) afskaffes, der kommer noget nyt, som kommunen selv står for – udvalgets arbejde fremlægges i næste måned - Luna har deltaget – Den kommer ud, når den er færdig og godkendt.
• Der er en omrokering, der betyder, at vi både får en ny psykolog (pt vakant), læringsvejleder og overordnet leder – ny fysioterapeut – vi beholder vores uu-vejleder.
• Udarbejdelse af PPV’er (pædagogisk psykologisk vurdering) er vi bagud med, så vi har ventetid. Der er sat ekstra ressourcer ind fra Pædagogisk psykologisk enhed til at indhente dette.
• Liv, der har været på barsel, kommer tilbage på mandag.
• Jobsamtaler på tirsdag i næste uge. Der er pt 22 ansøgere. Det ligner et stærkt felt. Martin deltager, hvis vi ikke indkalder mere end de fire vi kan nå fra 12-14.
• Esbjerg Kommune har et initiativ, de kalder 1000 vilde blomster. Der betegner ekstraordinære og ikke forventede tiltag for at øge elevernes trivsel og motivation. Luna er med i første podcast i forhold til vores pauseaktiviteter.
• Ansøgning til kulturministerens morgensangspulje. Vi vil gerne udvide morgensang, så der kommer månedlige morgensangsarrangementer for mellemtrin og udskoling.
• Obs i forhold til klasseværelser. Indskolingen er pressede, og næste år kommer der 3 børnehaveklasser. Fremadrettet kommer der året efter to klasser, men så igen tre klasser, hvilket kommer til at udfordre os på plads.
• Vi har søgt i de oprindelige tegninger af bygningen og konstaterer, at vores fællesrum er beskrevet som opholdsrum. Det foreholder vi brandtilsynet og glæder os derefter til at indrette dem mere hensigtsmæssigt i forhold til undervisningen.
• Dialog om elevulykker – opfordring til at vi laver en politik/procedurebeskrivelse omkring ulykker med elever. Hvem gør hvad hvornår, hvordan det håndteres. Skolen vil se på dette.
• Der har været et uheld i forhold til klubbens motorcross-arrangement i dag.
• Forældrerepræsentanterne har indført formøder.

Punkt og tid: 3. (10 min)
Emne og ansvar: Nyt fra elevrådet
Sagsfremstilling: Orientering
Form:

• Stine med som suppleant.
• Torsdag = motionsaften, der var nogle stykker, der drak – eleverne vil gerne have hårde konsekvenser. Fx udelukkelse fra studieturen. 7. klasse utrygge. Luna kommenterer – der er samlet op, og der arbejdes på en tydelig beskrivelse af, hvordan det håndteres, når eleverne har det svært og udfordres på forskellig vis. Hjemsendelse er ikke vores strategi, men involvering af forældrene.
• Færre lektionsskift. Halve timer som lektioner giver op flere daglige skift, og det er svært at få ro og sammenhæng.
• Mere bevægelse i undervisningen (Diana tilbyder assistance og faglig sparring til brain breaks).
• Fællesrummet i fase 3 – der er lavet et udkast til indretningen, som Luna har fået og går videre med.

Punkt og tid: 4. (20 min)
Emne og ansvar: Vision, værdiregelsæt og ordensregler
Sagsfremstilling: Ledelsen fremlægger grundtankerne
Form: Orientering og Drøftelse
Oplæg vedhæftes: Vi arbejder videre her i bestyrelsen, med personalet og øvrige grupper.

Punkt og tid: 5. (30 min)
Emne og ansvar: Principper
Sagsfremstilling:

• Gennemgang af Princip 3 (samarbejdet mellem skole og hjem, og om skolens og forældrenes ansvar i samarbejdet) og
• Princip 7 (skolens fritidsdel)

Form: Drøftelse og Beslutning
Pt arbejder vi med de principper, som bestyrelsen skal lave: Drøftelse om formatet, og hvad de skal. Overordnede og handleanvisende – godt hvis medarbejderne inddrages. Vi arbejder i en helhed – fra 6 om morgenen til 21.30 om aftenen – der tilsammen bidrager til målet om “livsduelige” børn. Principperne skal understøtte vores arbejde både som ledelse, medarbejder, forældre og elever. Gerne kort, præcist og i prosaform – en side (som fritidsdelen). Ledelsen tager principperne op i august på det første lærermøde - også med henblik på eventuelle revisioner. Skrives ind i ledelses-årshjulet, så det ikke risikerer at blive glemt. Principper er skolebestyrelsens værktøj til at føre tilsyn med. Husk principper er overordnede og skal ikke indeholde beskrivelser af “hvordan” - det indhold kan efterspørges i forhold til bestyrelsens opsyn. Begreberne skal defineres, så det benyttes entydigt. Vi beslutter, at vi benytter ordet fritidsdelen til at beskrive det, der hentyder til den del af dagen, der sker før og efter undervisningstiden. Fremadrettet skriver vi kommentarer ind før mødet, dagsordenen bliver presset. Vi skal gøre en indsats for at dagsorden og bilag ikke kommer ud lige op til en ferie, så personale kan nå at læse dette og byde ind på dagsorden. Skolebestyrelsen byder ind på principperne (3 og 7) til næste gang. Diana laver nyt udkast og sender ud til bemærkninger, deadline 7 nov.

Punkt og tid: 6. (5 min)
Emne og ansvar: Godkendelse af forældrerådsfolder
Sagsfremstilling: Folder vedlægges som bilag
Form: Beslutning - godkendt

Punkt og tid: 7. (15 min)
Emne og ansvar: Årshjul
Sagsfremstilling: Udkast til årshjul med emner, der skal arbejdes med i løbet af året. Hertil indarbejdes temaer på de enkelte møder. Forslag til temaer: Børnesyn, Trivsel, Undervisningsdifferentiering, Samarbejde med lokalsamfundet. Tænk over yderligere forslag til temaer, vi kan lægge på de enkelte møder, og dernæst beslutte hvem fra det omgivende samfund, vi kan invitere med.
Form: Drøftelse og Beslutning
Dejligt at forældrerødderne inviteres to gange årligt til møde: Tovholder ledelsen (bestyrelsen deltager og vi planlægger temaer sammen). Gennemgang af masterplan skrives ind i Q4. APV – hvert andet år fysisk, hvert andet år psykisk. Skoleårets planlægning flyttes til Q1 – temaer lægges på her, så man ved, hvornår man arbejder med hvad for næste skoleår. Elevinddragelse, sikkerhed og beredskab, skole hjem samarbejde, faglig udvikling for personale. Vi venter med at invitere nogle ind i til møderne før næste skoleår, hvis ikke der dukker noget virkelig. Katrine reviderer årshjulet og sender rundt før næste møde.

Punkt og tid: 8. (20 min)
Emne og ansvar: Økonomi
Sagsfremstilling: Udskudt til næste gang.

Punkt og tid: 9. (5 min)
Emne og ansvar: Godkendelse af referat
Sagsfremstilling: Sendt til godkendelse på mail
Form: Godkendt

Dagsorden for Skolebestyrelsesmøde d. 24/10-24

17:00-19.00 (formøde 16:30-17:00)

Deltagere: Katrine Graae Lauritzen, Stig Schlosser Lauridsen, Kristian Stengård Nordby, Kim Sällberg Nygaard, Diana Ehrhardt Øllgaard, Martin Østergaard Olsen, Jan Lund Jepsen (TR-pæd), Lone Odgaard (TR-Lærere), Helle Kiesbye (Afdelingsleder), Pernille Moretto Jørgensen (Afdelingsleder), Luna Højgaard Nissen (Skoleleder).

Elever: Nana 9.x og Karen 9.x.

Formøde for forældrerepræsentanter: 16:30-17:00.

Punkt 1: Godkendelse af dagsorden

Tid: 5 min.
Emne og ansvar: Godkendelse af dagsorden.
Form: Beslutning.

Punkt 2: Nyt fra ledelsen

Tid: 10 min.
Emne og ansvar: Nyt fra ledelsen.
Sagsfremstilling: Orientering.
Form: Orientering.

Punkt 3: Nyt fra elevrådet

Tid: 10 min.
Emne og ansvar: Nyt fra elevrådet.
Form: Orientering.

Punkt 4: Vision, værdiregelsæt og ordensregler

Tid: 20 min.
Emne og ansvar: Vision, værdiregelsæt og ordensregler.
Sagsfremstilling: Ledelsen fremlægger grundtankerne.
Form: Orientering og Drøftelse.

Punkt 5: Principper

Tid: 30 min.
Emne og ansvar: Gennemgang af

• Princip 3 (samarbejdet mellem skole og hjem, og om skolens og forældrenes ansvar i samarbejdet) og
• Princip 7 (skolens fritidsdel).

Bilag: Princip 3 og
Bilag: Princip 7.

Sagsfremstilling: Drøftelse og Beslutning.
 

Punkt 6: Godkendelse af forældrerådsfolder

Tid: 5 min.
Emne og ansvar: Godkendelse af forældrerådsfolder.
Sagsfremstilling: Folder vedlægges som bilag.
Bilag mangler – Pernille vil rundsende hurtigst muligt.
Form: Beslutning.

Punkt 7: Årshjul

Tid: 15 min.
Emne og ansvar: Udkast til årshjul med emner, der skal arbejdes med i løbet af året.
Forslag til temaer:

• Børnesyn,
• Trivsel,
• Undervisningsdifferentiering,
• Samarbejde med lokalsamfundet.

Tænk over yderligere forslag til temaer, vi kan lægge på de enkelte møder, og beslut hvem fra det omgivende samfund, vi kan invitere med.
Bilag: Udkast til årshjul.
Form: Drøftelse og Beslutning.

Punkt 8: Økonomi

Tid: 20 min.
Emne og ansvar: Økonomi.
Sagsfremstilling: Præsentation af detaljeret budget.
Form: Orientering, Drøftelse og Beslutning.

Punkt 9: Godkendelse af referat

Tid: 5 min.
Emne og ansvar: Godkendelse af referat.
Form: Beslutning.

Dagsorden for Skolebestyrelsesmøde d. 17/9-24

19.00-21.00 - referat

Deltagere:
Katrine Graae Lauritzen, Stig Schlosser Lauridsen, Kristian Stengård Nordby, Kim Sällberg Nygaard, Diana Ehrhardt Øllgaard, Martin Østergaard Olsen, Jan Lund Jepsen (TR-pæd), Lone Odgaard (TR-Lærere), Pernille Moretto Jørgensen (Afdelingsleder), Luna Højgaard Nissen (Skoleleder) Elevrødder: Nana, 9.x og Karen, 9.x 

Fraværende:
Helle Kiesbye (Afdelingsleder)
 
Mødeleder: Luna
Referent: Pernille
Ordstyrer: Martin

Punkt og tid: 1. (5 min)
Emne og ansvar: Godkendelse af dagsorden.
Sagsfremstilling: Godkendt.

Punkt og tid: 2. (10 min)
Emne og ansvar: Nyt fra ledelsen
Sagsfremstilling:

• Bekræftelse på at Klub Tjæreborg bevares i Kommunen.
• Skærmforbrug – er på fasemøderne om to uger – Kommer på hjemmesiden.
• Episode i går med to elever – der er taget rigtig godt hånd om det også fra forældre – årgangens forældre er orienteret – og læreren følger op.
• Orientering om status på evt. klager og andre forældreforespørgsler.
• Fagfornyelse – i forhold til at forenkle læseplanerne – lærerne har givet bud på, hvad vi oplever kunne være godt at tænke ind – sendes til Mathias Thesfaye, der personligt vil læse dem alle.
• En lærer tager også fagfornyelse med til elevrådet, og vil arbejde med nogle spørgeskemaer fra Trivsel.dk.
• Der reageres på indemiljøet på mellemtrinnet – efter vandskade har der været mere tryk på – der har været corona blandt medarbejderne, så der har været mere uro og flere ”skæve” dage på mellemtrinnet – Luna beder om at få lavet en nærmere analyse.
• Udkast til besparelserne i 25-28. Der er afsat penge til masterplanen med 5 mill. I 2025, 10 mill i 2026 og derefter 45 mio. pr. år i en årrække frem – Luna er indkaldt til en møde om masterplanen.
• Resten af forslagene til besparelser, der kan påvirke os, er læst op og kan læses på kommunes hjemmeside.
• Pauseaktiviteter er sat i gang, de tilmelder sig for en periode frem – der er både opbakning og tilfredshed med tiltaget – det suppleres med et værksted for 7.-9. der får adgang til noget af Kurts værksted.
• Fælles indsats i forhold til ”forskønnelse” på Tjæreborg skole – vi begynder ude i klasserne – det er et fokus for os – hænger i klasserne fra i morgen.

Katrine ønsker at bestyrelsen orienteres om de overordnede tematikker på forældrehenvendelser.
Form: Orientering.

Punkt og tid: 3. (5 min)
Emne og ansvar: Godkendelse af forretningsorden og styrelsesvedtægter.
Sagsfremstilling: Godkendt.
Form: Beslutning.

Punkt og tid: 4. (15 min)
Emne og ansvar: Tanker om repræsentanter fra erhvervslivet eller ungdomsuddannelserne.
Sagsfremstilling: Forslag til repræsentanter? Der er stemning for, at vi er målrettede i forhold til at indhente folk udefra – langtidsplanlægning – så vi har tematikker på specifikke møder – de inviterede skal også have mulighed for at planlægge.
Form: Drøftelse.

Punkt og tid: 5. (15 min)
Emne og ansvar: Overbygningens adgang til Brugsen i frokostpausen
Sagsfremstilling: Skolebestyrelsen opfordrer til, at det drøftes og håndteres i klasserne, dialog med Brugsen og større fokus på frikvartersaktiviteter i udskolingen generelt – inddragelse af eleverne.
Form: Drøftelse.

Punkt og tid: 6. (20 min)
Emne og ansvar: Beslutning om hvordan vi skal arbejde med en eventuel vision for Tjæreborg Skole, Værdigrundlag/Værdiregelsæt og Principper. - Inkl. ordensregler
Sagsfremstilling: Forældrerepræsentanterne er skrevet ind på de forskellige områder:

Obligatoriske principper jf. folkeskolelovens § 44, stk. 2: Skolebestyrelsen fastsætter principper for skolens virksomhed, herunder om

1. undervisningens organisering, herunder elevernes undervisningstimetal på hvert klassetrin, skoledagens længde, Martin og Katrine
   1. understøttende undervisning, holddannelse, samarbejder efter § 3, stk. 4, 1. pkt. (åben skole, red.), eventuel undervisning efter § 5, stk. 4 (fag på andre klassetrin, red.),
   2. udbud af valgfag, specialundervisning på skolen og elevernes placering i klasser,
2. adgangen til at opfylde undervisningspligten ved at deltage i undervisningen i den kommunale musikskole eller ved eliteidrætsudøvelse i en idrætsforening, jf. § 33, stk. 9, Stig, Katrine
3. samarbejdet mellem skole og hjem, og om skolens og forældrenes ansvar i samarbejdet, Kim, Kristian
4. underretning af hjemmene om elevernes udbytte af undervisningen, Martin, Katrine
5. arbejdets fordeling mellem lærerne, Martin, Katrine
6. fællesarrangementer for eleverne i skoletiden, lejrskoleophold, udsendelse i praktik m.v. Stig og Katrine
7. skolefritidsordningens virksomhed. Diana og Katrine

Eksempler på øvrige principper (ikke udtømmende):

• Understøttende undervisning
• Skolens arbejde med elevernes læring og udvikling i skolens faglige og sociale fællesskaber
• Motion og bevægelse
• Ordblindhed og talblindhed
• Inklusion
• Trivsel

Forældrerepræsentanterne har bedt ledelsen komme med et udkast til vision, værdiregelsæt og ordensregler. Grundtankerne skal ledelsen have klar til næste gang.
Form: Beslutning.

Punkt og tid: 7. (15 min)
Emne og ansvar: Beslutning om hvilke fokusområder, der skal startes op på først/nu - og diskussion om hvordan (forslag om separate arbejdsgrupper)
Sagsfremstilling:

• Tryg skolevej.
• Vedligeholdelse af skolen og udearealer.
• Drejebog for forældreråd.
• Strategiplan for skolens fysiske forhold.
• Trivselsudvalg – bibeholde ”kunder i butikken”.
• Brugertilfredshedsundersøgelsen – i samarbejde med ledelsen.
• Fokusgruppe i forhold til tryghed.

Kristian og Stig – udarbejder idekatalog i forhold til ”vedligeholdelse af skolen og udearealer” (ungarbejdere) – Luna forslår at Luna og UU-vejleder kan inddrages. Drejebog for forældrerødder, sendes ud til forældrerødderne i alle klasser, når alle navne er kommet ind.
Form: Beslutning.

Punkt og tid: 8. (30 min)
Emne og ansvar: Økonomi (Luna) Inkl. beslutning om Skole og Forældre medlemskab

Sagsfremstilling: Der afsættes 30.000 kr. til skolebestyrelsen, så der er noget at gøre med, fx i forhold til medlemsskab hos Skole og Forældre. Forældrerepræsentanterne vedtog, at de ville være medlem af ”Skole og forældre”.

Forslag til deltagelse i ”Dialogmøde arrangeret af Børn og Skoleudvalget i Esbjerg Kommune”: Martin, Katrine, Lone og Luna. Luna vender tilbage angående deltagelse fra skolens side.

Luna orienterede omkring fremskrivningen af sidste halve års budget. Fremviste tallene og tankerne ind i det. Luna orienterede bestyrelsen omkring de forskellige områder i forhold til tildelingen af økonomi. Vi får det nye budget-udkast snarest.
Form: Orientering, drøftelse og beslutning.

Punkt og tid: 9. (5 min)
Emne og ansvar: Godkendelse af referat
Sagsfremstilling: Elevrådet deltog og fortalte om deres sidste møde. De får et fast punkt fremover.
Form: Godkendt.

Referat – Skolebestyrelsesmøde d. 23/04-25

17:00-19.00 (formøde 16:30-17:00)

Referat - Skolebestyrelsesmøde d. 25/03-25

19:00-21.00 (formøde 18:30-19:00)

Dagsorden for Skolebestyrelsesmøde d. 27/02-25  

18:00-20.00 (formøde 17:30-18:00)  

                                                                                                                                                                                                                        1