Procedure for privat leverandørafregning

Procedure direkte afregning - Indsats efter Serviceloven § 83 - Frit valg af leverandører.

    Procedure for anvendelsen af Esbjerg Kommunes EOJ system til direkte afregning ved Frit Valgs leverandør, der leverer hjælp efter Servicelovens § 83.

    Formål:

    • At Esbjerg Kommunes EOJ system anvendes til dokumentation af enhver leverance, så afregningen kan ske direkte på baggrund af denne dokumentation.
    • At alle leverede indsatser uanset leverandør er registreret i Esbjerg Kommunes EOJ system af hensyn til dokumentation, overblik, statistikker o.l.

    Dokumentationspligt:

    • Leverandør har dokumentationspligt i Esbjerg Kommunes EOJ system.
    • Leverandør overholder dokumentationspligten.

    Leverandør har kun adgang til data på de borgere, de leverer indsatser til. Esbjerg Kommune forpligter sig til at:

    • Levere adgang til det nødvendige software – Esbjerg Kommunes EOJ system samt IT Afdelingens Helpdesk.
    • Informere leverandør ved driftsforstyrrelser og lign.
    • Informere og evt. instruere leverandørernes superbrugere ved nye opdateringer.
    • Stå til rådighed med råd og vejledning.

    Leverandør forpligter sig til at:

    • Efterleve Esbjerg Kommunes procedure omkring adgang til EOJ systemet og databehandling jf. databehandleraftalen.
    • Efterleve Esbjerg Kommunes procedure ved direkte afregning.
    • Efterleve Esbjerg Kommunes procedure omkring låst dør.
    • Efterleve Esbjerg Kommunes serviceniveau og således disponere tidstro den tid det tager at levere indsatsen.

    Leverandør forpligter sig endvidere til at:

    • Udpege en superbruger, der deltager i kurser og møder for disse.
    • Forestå indkøb, udskiftning, support, reparation mv af det nødvendige IT-udstyr, da dette er indregnet i timeprisen.
    • Indberette tekniske problemer til IT-Afdelingen via Helpdesk.

    Spørgsmål vedr. anvendelsen af Esbjerg Kommunes EOJ system, der ikke kan løses ved leverandørens egen superbruger:

    Visitationen (se kontakt på siden)

     

    Procedure direkte afregning ved behov for hjælp kontakter leverandøren:

    Visitationen (se kontakt på siden)

     

    IT-support:

    Esbjerg Kommunes IT-support Forsøg først HelpDesk via Skrivebordet

    Ved akutte nødsituationer alle hverdage via tlf.: 76 16 12 12

    Disponering generelt

    • Leverandør disponerer indsatsen i Esbjerg Kommunes EOJ system ud fra den tid, det tager at løse opgaven hos borgeren. Disponeringen skal være tidstro.
    • Vurderer leverandør generelt at kunne levere indsatsen ved færre/flere besøg end det visiterede, kontaktes visitator for justering af ”pakken”.

    Besøg i forbindelse med hjælp til personlig opgaver

    • Leverandør registrerer den konkrete forbrugte tid, såfremt den afviger fra det planlagte Procedure direkte afregning.
    • Leverandør dokumenterer afvigelsen i journalen ved ekstra besøg samt tryghedskaldsbesøg.
    • Leverandør dokumenterer baggrunden for besøget i journalen.
    • Leverandør angiver type indsats ved ekstra indsatser.

    Borger i terminalordning - Disponering / registrering

    • Alle besøg aftales i samarbejde imellem leverandør og hjemmesygeplejen, Esbjerg Kommune.
    • Alle ændringer skal dokumenteres i journalen.
    • Indsatsen disponeres eller registreres som ekstra besøg.

    Ophør

    • Ophør er den dag, borger stopper med hjælpen / dør.
    • Leverandør sender besked til Visitationen.
    • OBS – ved ægtepar – praktisk hjælp – kontakt visitator.

    Fravær

    • Borgers fravær (ferie, indlæggelse og lign) dokumenteres i Kommunens EOJ system.
    • Leverandør giver besked til Visitationen, hvis borger har stået i fravær i mere end 3 uger.

    Fravær registreres af

    • Den leverandør, der først modtager meddelelsen om fravær

    Der er ikke varslet aflysning af planlagt besøg

    • Leverandør følger proceduren omkring Låst dør.
    • Leverandør har ikke haft mulighed for at ændre i planlægningen (disponeringen), og Esbjerg Kommune honorerer den forbrugte tid.
    • Leverandør dokumenterer i EOJ systemet, at de er kommet til en låst dør. 
    • Leverandør dokumenterer, hvad de har foretaget sig i forbindelse med, at de er kommet til en låst dør.

    Flytning af besøg:

    • Ønsker borger at flytte besøget, aftales dette imellem borger og leverandør.
    • Ønsker leverandør at flytte et besøg, kan det alene ske efter aftale med borger. Borger tilbydes erstatningsbesøg inden for en uge. Dette gælder også ved helligdage.

    Ændring af tidspunktet – hjælp til praktiske opgaver:

    • Leverandør skal give borger besked, hvis tidspunktet for besøget den pågældende dag ændres mere end 60 minutter.

    Ændring af tidspunktet – hjælp til personlige opgaver:

    • Leverandør skal give borger besked, hvis tidspunktet for besøget den pågældende dag ændres mere end 30 minutter.

    Aflysning af besøg:

    • Aflyser borger et besøg, skal der IKKE tilbydes erstatningsbesøg.
    • Leverandør registrerer besøget som aflyst i kommunens EOJ system.
    • Leverandør dokumenterer årsagen til aflysningen i kommunens EOJ system.

    Varslet aflysning af besøg - før kl. 14.00 dagen før

    • Borger aflyser besøget før kl. 14.00 dagen før.
    • Leverandør registrerer afvigelsen.
    • Leverandør har mulighed for at anvende den ledige tid til andre opgaver.
    • Leverandør skal ikke afregnes for besøget.

    Ikke-varslet aflysning af besøg – efter kl. 14.00 dagen før

    • Borger aflyser besøget efter kl. 14.00 dagen før.
    • Leverandør registrerer afvigelsen.
    • Leverandør skal afregnes for besøget.

    Akut indlæggelse:

    • Ved akut indlæggelse registreres et ekstra besøg dagen før.
    • Indsatsen er: Akut indlæggelse.
    • Ydelsen er ikke leveret.
    • Besøg under indlæggelse aflyses automatisk.
    • Leverandør skal afregnes for besøget.

    Hjælp til praktiske opgaver

    Varslet aflysning af besøg - før kl. 14.00 fredag

    • Borger aflyser besøget før kl. 14.00 fredag.
    • Leverandør registrerer afvigelsen.
    • Leverandør har mulighed for at anvende den ledige tid til andre opgaver.
    • Leverandør skal ikke afregnes for besøget.

    Ikke-varslet aflysning af besøg – efter kl. 14.00 fredag

    • Borger aflyser besøget efter kl. 14.00 fredag.
    • Leverandør registrerer afvigelsen.
    • Leverandør skal afregnes for besøget.

    Hjælp til personlige opgaver

    Varslet aflysning af besøg - før kl. 14.00 søndag

    • Borger aflyser besøget før kl. 14.00 søndag.
    • Leverandør registrerer afvigelsen.
    • Leverandør har mulighed for at anvende den ledige tid til andre opgaver.
    • Leverandør skal ikke afregnes for besøget.

    Ikke-varslet aflysning af besøg – efter kl. 14.00 søndag

    • Borger aflyser besøget efter kl. 14.00 søndag.
    • Leverandør registrerer afvigelsen.
    • Leverandør skal afregnes for besøget.

    Afregning – hjælp til praktiske opgaver

    • Leverandøren er forpligtet til at disponere leverancen i kommunens EOJ system.
    • Leverandør forpligter sig til at føre kontrol med, at der er overensstemmelse mellem den dokumenterede og den leverede indsats. Har borgers behov ændret sig, skal dette meddeles til Visitationen.
    • Der ydes ikke akut-hjælp eller ekstra hjælp ved hjælp til praktiske opgaver. Eneste undtagelse er hos borgere i terminal ordning.
    • Leverandør kontakter visitator ved afvigelser i forhold til den visiterede indsats.
    • Fravær (ferie, indlæggelse og lign. skal registreres, hvis ikke anden leverandør allerede har registreret dette).
    • Ved fravær tæller indsatsen automatisk ikke med som leveret, og Esbjerg Kommune honorerer ikke for indsatsen.

    Afregning – hjælp til personlige opgaver

    • Leverandøren er forpligtet til at disponere leverancen i kommunens EOJ system.
    • Leverandør forpligter sig til at føre kontrol med, at der er overensstemmelse mellem den dokumenterede og den leverede indsats. Har borgers behov ændret sig, skal dette meddeles til Visitationen.
    • Esbjerg Kommune yder som hovedregel afregning for den planlagt disponerede tid. Undtagelser herfra er:
      • ”akutte” / nødvendige ekstra besøg.
      • besøg ifm med tryghedskald.
    • Esbjerg Kommune yder afregning ved ovennævnte undtagelser, hvis behovet herfor er dokumenteret.
    • Vurderes ændringen at være varig eller udover 14 dage, kontakter leverandør visitator. 
    • Fravær (ferie, indlæggelse og lign. skal registreres, hvis ikke anden leverandør allerede har registreret dette).
    • Ved fravær tæller indsatsen automatisk ikke med som leveret, og Esbjerg Kommune honorerer ikke for indsatsen.

    Kommunikation mellem Visitationen og leverandør foregår via:

    • Esbjerg Kommunes EOJ system
    • Sikker mail
    • alternativ telefon

    Ekstern kommunikation (Edifact)

    • Besked/Edifact anvendes ved kommunikation med eksterne samarbejdspartnere (læger, sygehus, apotek mv)
    • Privat leverandør vil modtage Besked/edifact, der vedrører deres borgere

    Elektronisk kommunikation foregår via Esbjerg Kommunes EOJ system anvendes til:

    • Kommunikation internt i kommunen mellem de forskellige leverandører – herunder frit valg leverandørerne.
    • Giver en besked anledning til yderligere drøftelse, foregår yderligere kommunikation via telefonen.

    Kommunikation fra Visitationen

    Leverandør modtager besked fra Visitationen om

    • ny borger.
    • ny indsats.
    • ændringer i indsatsen.
    • ophør af enkelte eller alle indsatser.
    • ophør i forbindelse med dødsfald, flytning mm.

    Besked fra Visitationen, anden leverandør eller automatisk ved:

    • hospitalsindlæggelse.
    • midlertidigt ophold. (hospice, plejecenter, Esbjerg Døgnrehabilitering)
    • ferieophold.
    • borger er død.

    Hjælp til personlige opgaver

    Leverandør læser beskeder 3 gange dagligt - gælder også i weekenden

    • Mellem kl. 7.00 – 8.00
    • Kl. 14.00
    • Kl. 22.00

    Hjælp til praktiske opgaver

    Leverandør læser beskeder 2 gange dagligt

    • Mellem kl. 7.00 – 8.00
    • Kl. 14.00