Skal du afholde et event?

Uanset om du planlægger en koncert, et marked, en sportsbegivenhed eller noget helt fjerde, guider vi dig med 3 trin gennem hele processen - fra de spæde planlægningsbeskrivelser til, hvordan du lejer en lokation og ikke mindst får styr på de nødvendige tilladelser.

    Hvad koster det at leje et kommunalt område?

    Esbjerg Kommune opkræver markedsleje ved brug af offentlige områder til arrangementer, hvor det kræves i henhold til reglerne i kommunalfuldmagten.

    Herunder kan du se, hvordan arrangementer typisk kategoriseres:

    Type 1: Kommercielle arrangementer - markedsleje opkræves

    Disse arrangementer har til formål at skabe økonomisk gevinst. Det kan for eksempel være:

    • Events, hvor der er økonomisk udbytte for fek.s. investorer
    • Stader og markeder med erhvervsmæssigt formål
    • Arrangementer med entré, hvor formålet er kommercielt

    Type 2: Ikke-kommercielle arrangementer - gratis

    Her stilles arealet gratis til rådighed. Det gælder for:

    • Åbne arrangementer uden indtægter, deltagerbetaling, entré, reklameindtægter eller salg
    • Amatørarrangementer, som er støtteberettigede, f.eks. kultur- eller idrætsforeninger på amatørbasis. 
    • Non-profit arrangementer, hvor hele overskuddet går til velgørende formål eller aktiviteter, kommunen selv kan støtte – f.eks. lokale sportsfester eller byfester

    Type 3: Grænsetilfælde - vurderes individuelt

    Disse arrangementer ligger i gråzonen og vurderes fra sag til sag. Det kan være:

    • Åbne og gratis arrangementer, som har indtægter, men ikke skaber økonomisk overskud
    • Ikke-erhvervsmæssige loppemarkeder og kræmmermarkeder, f.eks. små boder med brugt tøj og legetøj

    Se prisblad i næste menupunkt. 

    Lejepriser for Type 1 og Type 3

    Prisen afhænger af arrangementstype og hvor mange personer der er plads til på de enkelte arealer (kapacitet), der reserveres. Prisen gælder pr. dag – fra opstilling til aflevering. 

    I bookingportalen Brug Esbjerg finder du information om kapaciteten ud for de enkelte arealer (se eksempel). Det er også her, du booker arealerne.

    Bemærk, at du skal oprette dig som bruger via linket til Brug Esbjerg nedenfor, for at se og booke arealerne:

    Se arealoversigt med angivelse af kapacitet i Brug Esbjerg. 

    Se lejepriser for leje af Esbjerg Bypark og scenebygningen

    Ud fra kapaciteten kan du aflæse lejeprisen for kommercielle arrangementer i nedenstående prisblad. 

    Arealer med plads til (personer) Pris pr. dag
    Op til 499 500 kr.
    500-999 1.000 kr.
    1000 el. flere 4.000 kr.

    Priserne gælder for 2025 og reguleres årligt med nettoprisindekset hvert år pr. oktober gældende for det følgende år.

     

    Sådan anmelder du dit event til Esbjerg Kommune

    1. Gå til www.bygogmiljoe.dk.
    2. Vælg "Start nyt projekt" og log ind med dit MitID.
    3. Udfyld formularen.
    4. Når du på kortet har udpeget og valgt et sted til dit arrangement, skal du vælge ansøgningstype.
    5. Tryk på "Andre byggearbejder" og herunder vælg "Midlertidig camping og salgsområder". 
    6. Gennemfør herefter ansøgningen.

    Få råd og vejledning om events

    Kontakt os endelig for hjælp

    brugesbjerg@esbjerg.dk

    Lokationer, der ikke findes i "Brug Esbjerg"

    Esehaven i Esbjerg er en mindre plads med scene uden overdækning i midtbyen ved Hovedbiblioteket. Det er et godt område til mindre akustiske musikarrangementer og teater. 

    Vil du booke området, kan du sende en mail til Børn & Kulturs sekretariat. 

    De mange sportspladser og indendørs fritidsfaciliteter er velegnede til sportsarrangementer, byfester mv.

    Vil du booke en af disse, er du velkommen til at sende en mail til fritid via booking@esbjerg.dk

    Du kan også kontakte Fritid telefonisk på 76 16 18 66.

    Holmen bag Bostons Gård på ca. 1.000 m2 kan du bruge til mindre arrangementer som musik, teater og gøgl. Der er mulighed for tilslutning af el, men adgangsforholdene er begrænsede. Ønsker du at booke området udenfor Esbjerg Kommunes åbningstid (08:00 - 15:30), skal du aftale det med ejeren af "Boston" på tlf. 75 42 11 55.

    Den gamle slotsruin bag voldgraven er velegnet til koncerter, opvisning mv. Der er mulighed for strømtilslutning og toiletvogn.

    Vil du låne området? Send en mail til bestyrelsen for Riberhus Slotsbanke

    Den meget smukke og stemningsfyldte gård er velegnet til mindre koncerter. Lav en aftale med Klostergården på tlf. 75 42 05 34, hvis det er her, du ønsker at afholde dit arrangement. 

    Kunstmuseets have i Ribe er 5.000 m2, har springvand og masser af planter. Stedet er velegnet til koncerter, opvisning mv. og med mulighed for strømtilslutning. Du kan lave en aftale med museet på tlf. 75 42 03 62, hvis du ønsker at benytte haven til dit arrangement. 

    Trin 1: Planlæg og beskriv dit event

    Vær ude i god tid med ansøgninger

    Når du skal afvikle et event, skal du være ude i god tid med de nødvendige ansøgninger. Sagsbehandlingen kan nemlig tage op til 4 - 6 uger fra den dag, myndighederne har alle nødvendige oplysninger.

    Planlæg dit event

    Du skal vedhæfte en beskrivelse af dit event, når du skal ansøge, så start med planlægningen: Hvor, hvornår, antal deltagere, hvilke aktiviteter (fx hoppeborg eller koncert) og hav styr på programmet og markering på kort. Det letter sagsbehandlingen.

    Få inspiration til steder, du kan leje til dit event

    Er du på bar bund mht., hvor dit event skal afholdes, kan du starte med at gå på opdagelse i alle de gode lokationer og få praktiske informationer om dem. Så er du godt klædt på til at tage det rigtige valg.

    Sådan skaber du mere bæredygtige events

    Når du arrangerer et event i Esbjerg Kommune, er det vigtigt, at du tager hensyn til klimaet og miljøet. Sæt dig ind i de seks enkle principper, der guider dig til gøre dit arrangement mere bæredygtigt.

    Kommunalt område

    Du booker gennem portalen "Brug Esbjerg", hvor du også kan se en oversigtsliste og et kort over kommunens mange lokationer. Du skal af sikkerhedsmæssige hensyn registrere dig under "opret bruger" som privatperson eller forening/firma og udfylde felterne.

    Andre lokationer

    Har du fundet det perfekte sted til dit event, som du ikke kan booke gennem "Brug Esbjerg"? Vi har samlet en liste over andre mulige lokationer og beskrevet, hvordan du søger om tilladelse til at afholde dit event der.

    Privat område

    Hvis du vil afholde et event på et privat område, skal du først og fremmest have grundejers accept til at leje grunden. Når du har det på plads, hjælper vi dig gerne med det næste step, så kontakt os endelig derefter.

    Anmeld dit event til Esbjerg Kommune

    Hvis du planlægger et event på Esbjerg Kommunes grund, skal du anmelde dtn - uanset typen af event. Det er vigtigt, da kommunen skal vide, hvem der bruger grunden og hvad der foregår.

    Ansøgning til politiet

    Når du har modtaget tilladelse fra os, skal du ansøge politiet om tilladelse til at afholde dit event. Du skal vedhæfte vores tilladelse i din ansøgning. Find netop den type arrangement, du skal afholde på listen og ansøg.

    Udskænkning af alkohol

    Hvis du vil servere alkohol til dit arrangement, skal du ansøge om en lejlighedstilladelse hos politiet.

    Salg af mad

    Sælger du mad til dit event, har du ansvaret for, at kunderne ikke bliver syge af maden. Der er derfor nogle ting, du skal have styr på, inden du går i gang med at sælge mad. Orientér dig hos Fødevarestyrelsen, så du er på den sikre side.

    Sikkerhedsplan ved større arrangementer

    Ved større events på offentlige områder kan Syd- og Sønderjyllands Politi kræve, at du udarbejder en sikkerhedsplan.

    Offentlig vej

    Hvis dit event kan påvirke trafikken, omdirigere den eller bremse den, skal du først have tilladelse fra Vejmyndigheden. De har også oplysninger om kommende gravearbejde og kan derfor afgøre, om det overhovedet er muligt at afholde arrangementet.

    Informér ambulancetjenesten

    Ved mellemstore og store events skal du underrette det præhospitale beredskab i Region Syddanmark. Udfyld og send formularen på mail til amk.vagtcentral@rsyd.dk.